上司の指示があきらかにおかしいと思ったことや、自分の意見を伝える場合に言いづらかったり、言いにくいことがあると思います。また、伝えたところで、「自分の意見が否定されたり、批判されてしまったら嫌だな？」または、「うかつなことを言って、上司に嫌われてしまったらどうしよう？」そう考えたことがある人も多いのではないでしょうか。
上司も人間ですので、ミスもしますし、間違った指示を出すこともあります。特に、トラブルが発生した時などは、多数の意見をを聞いてより良い解決策を考えなければならないので、自分の意見をしっかり伝えて、総合的に判断することが必要なのです。
自分の意見を上司に伝えるのははじめはとても勇気のいることだと思いますが、何度か、意見や提案をしていく間に、上司との信頼関係も構築されて、上司との関係性も向上します。どうして、信頼関係が構築できるかというと、優秀な上司はたくさんの人の意見を聞くことを大切にしているからです。積極的に意見や提案してくる部下はとても重要な人材だと思っているからです。
但し、何でもかんでも意見すればいいということではありませんのでご注意ください。
では、どうな方法で上司に意見や提案を伝えればいいのか気になる所だと思いますので、上司に意見や提案をするときに注意すべきポイントをいくつかご紹介します。
①意見を伝えるタイミング
②意見を伝える言い方
③上司の意見を尊重する
意見を伝えるタイミング
課長クラス以上の上司の場合は日々仕事に追われてることが多く時間的に余裕がない方が大半です。
まずはお伺いをたてて、時間を取ってもらうことが先決です。そこで「今お忙しいですか？」と聞く方が多くいますが、「お忙しですか？」と聞くのはNG、忙しいのは当たりまえですし、たとえ忙しくなくても暇人だと思われたくはないからです。そこで、時間を取ってもらうこと前提で、お伺いをします。
「少し、お時間をいただけますか？」または
「今お話ししてもよろしいでしょうか？」等と声をかけるといいです。
その時に、およそ何分くらいかかるか、また、話の内容も伝えるとさらにいい。
例：「〇〇の件で、ご相談したいことがあるのですが、10分くらいお時間いただいてもよろしいですか？」
タイミングとしてやってはいけないのは帰り際に声をかけることです。仕事が終わったら、誰でもさっさと帰りたいので、上司の気分を害すことがありますので、気をつけましょう。
クッション言葉を使い意見する
上司に単刀直入に意見を伝えると、「生意気な奴だ」などと思われてしまします。そう思わない上司もいると思いますが、部下に意見や指摘されるとあまりいい気分ではありません。上司に意見を伝える場合は言い方がとても重要になります。特に反対意見等を伝える場合は注意が必要です。同じことを伝えるにも、はじめにクッション言葉を使って伝えたほうが、断然いいです。
例1
「差し出がましいことを申しますが、A案より、B案のほうがいいと思われます。」
例2
「私の勘違いでしたら申し訳ありません。こちらの数値が私の把握している数値と違うのですが…]
例3
「厚かましいお願いですが、資料作成をお手伝いいただけませんでしょうか？」
クッション言葉は接客などにも多く使われることが多いです。
「恐れ入りますが」
「ご迷惑とは存じますが」
「お手数おかけしますが」などなど
やんわりと言いにくいことを伝える場合にとても便利です。
上司の意見を尊重する
会議などで、上司の意見と違った意見だった場合にそのままスルーしてしまうことが多々あるかと思います。そんな場面で自分の意見を主張する方法としてアサーションというコミュニケーションスキルがあります。
アサーション（assertion）＝自己主張
相手のことを尊重し、自分の意見をしっかり伝え、決して相手は傷つけない方法。特に反対意見を伝える場合は上司の意見を共感し認めた上で、自分の意見を伝える。
アサーションを使わない場合
「私はA案より、B案のほうがお客様に喜んでもらえるので、B案がいと思います。」
アサーションを使った場合
「部長のおっしゃるとおり、A案はコストもさえられていいのですが、
私はB案のほうが、お客様へ喜んでもらえるのでコストはかかりますが、
B案がいいと思います。」
このように、反対意見をする場合は上司の意見に共感や尊重してから自分の意見を伝えると上司の機嫌を損なわず、自分の意見も主張できます。また、部下のいる方は部下の意見に反論する場合にも使うと部下も意見が言いやすくなり、部下との信頼関係も築ける。
まとめ
①意見を伝えるタイミング
今、お時間よろしですか？など、お伺いをする。
②意見を伝える言い方
クッション言葉を活用し、やんわりと意見する。
③上司の意見を尊重する
反対意見の場合はアサーションを活用しきちんと自己主張する。
参考資料
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